Kostenfaktor Personal: So verbessern Sie die Kosteneffizienz Ihrer Vertriebsmitarbeiter

In kaum einer Position lassen sich Kosten und erzielter Umsatz so einfach miteinander vergleichen wie bei einem Vertriebsmitarbeiter. Und ein Vertriebsmitarbeiter, der Sie mehr kostet als er einbringt, ist auf lange Sicht nicht tragbar. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie diese Mitarbeiter aufspüren und die Kosteneffizienz verbessern können.

Die Spurensuche

Wenn es darum geht, einen Vertriebsmitarbeiter mit schwächelnden Umsätzen zu finden, müssen Sie sich glücklicherweise nicht auf Ihr Bauchgefühl verlassen. In diesem Fall sprechen die Zahlen ganz für sich allein. Dennoch ist es sinnvoll, sich anfangs noch einmal genau vor Augen zu führen, welche direkten und indirekten Kosten überhaupt für den einzelnen Mitarbeiter anfallen. Dazu können zum Beispiel gehören:

• Gehalt plus Lohnnebenkosten
• Büroplatz und Ausstattung
• Handy
• Firmenwagen
• Spesen
• Fortbildungen und Trainings
• Recruiting

So können zusätzlich zum Gehalt pro Jahr 10.000 Euro oder mehr an Kosten anfallen, die erst einmal erwirtschaftet werden müssen. Diesen gesammelten Kosten gegenüber steht dann der generierte Umsatz – und bei Kollegen, die hier nicht mit einem klaren Plus rauskommen, sollten die nächsten Schritte gegangen werden.

Die Ursachenfindung

Allgemein gesehen kann ein Ungleichgewicht zwischen Kosten und Umsatz des Vertriebs an zwei Stellen seinen Ursprung haben: Entweder es gibt eine konkrete Schwierigkeit bei der jeweiligen Person. Oder die Umstände ermöglichen kein besseres Ergebnis. Beide Baustellen können dabei in diversen Ausführungen auftreten.

Bei den personengebundenen Problemen kann die Ursache bereits weiter zurückliegen. Wurde beispielsweise ein neuer Mitarbeiter nicht ideal eingearbeitet, braucht er vielleicht länger, um die gewünschten Umsätze zu erzielen, oder ihm fehlen wichtige Informationen und Strukturen, um die Ziele überhaupt erreichen zu können. Ebenso kann es sein, dass ein kompetenter Mitarbeiter eine falsche Stelle besetzt, auf der er seine Talente nicht ausspielen kann. Ein charismatischer Außendienst-Profi kann es zum Beispiel schwer haben, wenn er plötzlich per Telefon verkaufen soll. Letztendlich kann es natürlich auch immer sein, dass das schwächelnde Teammitglied generell nicht ausreichend qualifiziert ist, um den internen Ansprüchen gerecht zu werden.

Ähnlich vielfältig sind die potenziellen Problemquellen, die nicht direkt mit dem betroffenen Teammitglied zu tun haben. Ist ein Vertriebsmitarbeiter zum Beispiel aufgrund von Fachkräftemangel, suboptimalen Strukturen und Prozessen oder einer ungleichen Arbeitsverteilung mit anderen Aufgaben überlastet, bleibt wenig Zeit und Energie, um Umsätze zu generieren. Aber auch eine schlecht ausgewählte Zielgruppe, falsche Ansprechpartner oder ein generelles Motivationsproblem im Team können die Kostenbilanz in die falsche Richtung kippen lassen.

Die Lösung

Bei der Vielzahl der Ursachen gibt es natürlich keine Allzwecklösung für alle. Um den richtigen Weg zu finden, steht das Gespräch mit dem betroffenen Teammitglied an erster Stelle. Zwar lassen sich einige Faktoren auch von außen beurteilen, die persönliche Sichtweise ist jedoch für eine fundierte Entscheidung unverzichtbar.

Generell können Sie im Anschluss in drei Bereichen ansetzen, um das Verhältnis zwischen Kosten für den Vertrieb und erzieltem Umsatz mehr in die gewünschte Richtung zu lenken.

Anreize für Ihre Vertriebsmitarbeiter schaffen

Fehlt es dem Mitarbeiter hauptsächlich an Motivation, lässt sich relativ einfach Abhilfe schaffen.

• Etablieren Sie ein Bonussystem für das Erreichen der Umsatzziele oder überarbeiten Sie Ihr bisheriges Provisionsmodell, sodass es attraktiver und motivierender ist.
• Verfassen Sie gemeinsame Zielvereinbarungen mit dem Mitarbeiter. Darf das Team an den Zielvereinbarungen mitwirken und bekommt nicht bloß stumpf Ziele vorgesetzt, steigt die Motivation und damit auch die Umsatzstärke.
• Stellen Sie eine Beförderung oder Versetzung in einen begehrten Bereich in Aussicht – natürlich nur, wenn das auch realistisch ist. Gerade alteingesessene Teammitglieder verlieren manchmal den Schwung und brauchen einen kleinen Extraschub, um wieder zu Höchstform aufzulaufen.

Weniger populär, aber zumindest rechnerisch kurzfristig attraktiver: Sparen Sie Kosten ein. Ein günstigerer Firmenwagen oder der gelegentliche Umstieg aufs Taxi, ein kleineres Büro gemeinsam mit den Kollegen oder ähnliche Maßnahmen senken die Kosten für den einzelnen Mitarbeiter. Dieser Schritt ist jedoch ein Balanceakt: Manche werden durch das Downgrade motiviert oder behalten zumindest ihre Leistung bei. Bei anderen kann der Entzug von Privilegien jedoch direkt ins Gegenteil umschlagen, was noch weniger Leistung oder sogar die Kündigung zur Folge hat.

Fähigkeiten der Vertriebsmitarbeiter ausbauen

Läuft die Umsatzgenerierung eher schleppend, weil bestimmte Fähigkeiten fehlen, können Sie hier intern wie extern ansetzen.

• Spezielle Verkaufstrainings und Schulungen vermitteln gerade Berufsanfängern, Quereinsteigern oder Mitarbeitern aus anderen Branchen das nötige Grundwissen. Das Gleiche gilt, wenn neue Tools oder Strategien in den Vertriebsalltag integriert werden.
• Bei jungen Fachkräften und neuen Teammitgliedern kann ein Pate, Coach oder Partner dabei helfen, den Einstieg zu optimieren. Wenn es einen festen Ansprechpartner für Probleme und Fragen gibt, sinkt die Hemmschwelle und potenzielle Umsatzfresser werden schneller eliminiert oder entstehen am besten erst gar nicht.
• Fort- und Weiterbildungen können für die verschiedensten Probleme von Vorteil sein. Ob Rhetorik und Selbstbewusstsein, Konfliktlösung und Teamführung oder Angebotsgestaltung und der Ausbau von branchenspezifischem Fachwissen: Es gibt kaum einen Bereich, in dem Defizite nicht durch das passende Angebot minimiert werden können.

Den Faktor Mensch beachten

Auch wenn im Personalbereich von „Human Resources“ gesprochen wird, geht es dabei immer noch um Menschen. Dieser Faktor darf bei der Optimierung der Kostenbilanz auf keinen Fall vergessen werden. Teambuilding-Maßnahmen, Anti-Mobbing-Politik und generell die Schaffung einer positiven Arbeitsatmosphäre tragen dazu bei, dass Höchstleistungen überhaupt erst möglich sind. Führungspersonen sollten den Mitarbeitern das Gefühl geben, bei Problemen nicht allein gelassen oder direkt abgeschossen zu werden. So lassen sich Umsatzeinbußen durch softe Faktoren weitestgehend vermeiden.

Verwandeln Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter in effiziente Fachkräfte

Wenn ein Mitglied des Vertriebsteams mehr kostet als es einbringt, ist schnelle Hilfe gefragt. Eine ausführliche Analyse von Situation und Zahlen sowie persönliche Gespräche ebnen dabei den Weg zur effektiven Problemlösung. Eine Entlassung sollte nur als letzter Ausweg gesehen werden. Nicht nur, weil durch Recruiting und Einarbeitung neue Kosten entstehen. Sondern auch, weil die meisten Mitarbeiter mit den richtigen Mitteln das Maximum aus sich herausholen kann – man muss nur wissen, wo man ansetzt.